161.行政事务与行政费用管理

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    随着市场经济的发展，各种问题和矛盾也相应增多，各种行政事务工作愈加繁多。加强企业行政事务工作的管理，是创造性地做好企业工作的重要组成部分。

    （1）行政事务内容

    行政事务主要是为了加强公司内部的行政管理秩序，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，从而提高办事效率。主要包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

    （2）行政费用预算工作流程

    编制年度预算计划→形成正式年度预算→通过分季用款计划→申请拨款→用款项目设立

    （3）行政费用预算工作标准

    ①编制年度预算计划

    程序：每年年初，行政人员根据上年度行政费用开支的实际情况，结合本年度的工程进度、人员配置、消费水平等因素，制定切实可行的年度行政费用开支计划，并严格执行；年度预算计划编制后，报请行政经理审核，再报请总经理审核，最后形成正式的年度预算。

    这一环节的工作重点是：编制年度预算计划。

    工作标准是：准确、全面、合理。

    ②设立经费账目

    程序：行政人员根据所批准的经费年度预算，财务部配合行政人员编制年度分季用款计划，后经行政经理审核和总经理审批。通过分季用款计划，行政人员向财务部申请拨款。财务部根据行政部门的季度用款计划和上月会计报表，并结合行政部门的业务和资金结存情况给予拨款。领取拨款后，应按照资金的性质分别设立“经费存款”和“其他存款”账目，其中“经费存款”是办理预算资金结算的账目，“其他存款”是办理预算外资金结算的账目。财务部应帮助采购部设立“经费预算”账目。

    这一环节的工作重点是：设立经费预算账目。

    工作标准是：清楚、明白、合理。

    （4）预算的意义

    预算不是简单的收支预计或财务数字方面的反映，预算是一种资源分配，通过预算的编制，使企业管理者明确经营目标和工作方向。预算是对未来一段时间内收支情况的预计，预算执行者可以根据预测到的问题、环境变化的趋势，采取措施做好准备，控制偏差，保证计划目标的实现。

    名声显赫的广东强力啤酒厂，由于在行政费用管理上的严重失误，造成流动资金开支过大，无法及时购买原材料进行生产。加上市场变化，产品销售锐减，没有资金回笼，这把企业逼到了破产的边缘。随即总经理林大为大刀阔斧地对企业行政费用进行改革，开源节流。在熬过艰难的几个月后，用节省的资金研发了新的啤酒产品，并迅速向市场投放，受到南、北方消费者的欢迎。不到两个月，这一新型“珠江水”就从广东流到黑龙江、北京、陕西等10多个省、市、区，进入了星级宾馆和高级饭店。从此，企业得以康复，重振雄风。

    由于缺乏专业知识，很多创业者对行政事务和行政费用的细则不太清楚，这导致了前期很多工作无法顺利地开展。因此，系统的学习对以后作为一个合格的管理者大有裨益。